CLINITRAAntes de contratar um sistema de gestão, um psicólogo autônomo precisa checar ao menos 5 critérios que a maioria dos comparativos online ignora: conformidade com o CFP (não só com a LGPD em geral), modelo de criptografia dos dados clínicos, trilha de auditoria com retenção de 5 anos, como o preço escala com o tempo e se o módulo financeiro está incluído ou é cobrado à parte. A maioria dos sistemas no mercado foi construída para médicos, não para psicólogos. Saber disso antes de migrar seus dados economiza bastante dor de cabeça.
Por que a maioria dos sistemas não foi feita para psicólogos
O mercado de software para saúde no Brasil foi construído em torno de clínicas médicas. Isso significa que boa parte das soluções disponíveis referencia o CFM (Conselho Federal de Medicina) como balizador de conformidade, inclui funcionalidades como prescrição eletrônica e repasse médico, e ignora o CFP e suas resoluções específicas para o prontuário psicológico.
Para um psicólogo autônomo, isso tem consequências práticas. A Resolução 06/2019 do CFP tem requisitos específicos que vão além das regras gerais de um prontuário médico: prazo mínimo de retenção de 5 anos para adultos e 10 anos para menores, registro de log de cada acesso ao prontuário com data, hora e nome do responsável, e criptografia dos dados clínicos. Se o sistema que você contratar foi pensado para médicos, esses detalhes podem não estar cobertos.
Isso não é um problema de má-fé dos fornecedores. É simplesmente questão de foco de produto. A pergunta certa antes de contratar é: esse sistema foi construído pensando no CFP?
Os 5 critérios que realmente importam
1. Conformidade com o CFP, não só com a LGPD
Todo sistema sério hoje em dia menciona LGPD. Isso é o mínimo. A pergunta específica para psicólogos é se o sistema segue a Resolução 06/2019 do CFP.
Pergunte ao fornecedor: o sistema registra log de acesso a cada prontuário com data, hora e responsável? O prazo de retenção dos dados é de 5 anos (10 para menores)? Anonimização de dados preserva os registros clínicos? Se as respostas forem vagas, o sistema provavelmente foi construído para outro público.
2. Criptografia dos dados clínicos
Criptografia virou palavra de marketing, então vale entender o que está sendo oferecido. Existem dois níveis muito diferentes:
Criptografia de infraestrutura: os dados ficam criptografados no servidor (padrão AWS, por exemplo). Se alguém acessar diretamente o banco de dados, ainda pode ver os prontuários dos seus pacientes.
Criptografia por campo: cada campo do prontuário é criptografado individualmente antes de chegar ao banco. Mesmo quem tem acesso direto ao servidor vê apenas texto indecifrável.
Para dados clínicos psicológicos, a segunda abordagem é significativamente mais segura. Pergunte qual das duas o sistema usa.
3. Trilha de auditoria
A Resolução 06/2019 exige registro de quem acessou cada prontuário, quando e de onde. Isso não é só uma boa prática: é uma obrigação para prontuário eletrônico psicológico.
Pergunte: o sistema registra automaticamente cada visualização de prontuário? Esses logs ficam disponíveis para consulta? Por quanto tempo são retidos?
4. Como o preço escala
Dois modelos dominam o mercado:
Cobrança por profissional: você paga um valor por cada psicólogo cadastrado. Parece justo no começo, mas se a clínica crescer de 1 para 3 profissionais, o preço triplica.
Cobrança por clínica: você paga pelo uso da plataforma, independente de quantos profissionais usa (até o limite do plano). Mais previsível para clínicas em crescimento.
Entenda o modelo antes de assinar e simule quanto você pagaria com 1, 3 e 5 profissionais.
5. O módulo financeiro está incluído?
Muitos sistemas oferecem agenda e prontuário no plano básico, mas deixam o controle financeiro para planos mais caros. Para um psicólogo autônomo que quer controlar pagamentos, inadimplência e receita mensal, isso importa.
Antes de assinar, confirme: o financeiro está incluído no plano que você está contratando ou é um upgrade obrigatório?
Checklist: o que perguntar antes de contratar
O sistema referencia o CFP (não só o CFM) como parâmetro de conformidade?
O prontuário é retido por 5 anos (10 para menores) conforme CFP 06/2019?
Existe trilha de auditoria com log de acesso por prontuário?
A criptografia é por campo ou só na infraestrutura?
O módulo financeiro está incluído no plano base?
O preço é por clínica ou por profissional?
Tem plano gratuito ou trial sem cartão para testar antes de migrar os dados?
A exportação e anonimização de dados (LGPD Art. 18) está disponível em todos os planos?
O suporte responde em qual prazo e por qual canal?
Existe ferramenta de importação de dados para migrar do sistema atual?
Perguntas frequentes
Todo sistema de gestão clínica atende psicólogos? Tecnicamente sim. Na prática, a maioria foi construída para médicos e referencia o CFM. Para psicólogos, vale verificar especificamente se o sistema cobre os requisitos da Resolução CFP 06/2019, que tem exigências diferentes das normas médicas.
Preciso de um sistema específico para psicólogos ou qualquer sistema de saúde resolve? Depende do quanto você quer se preocupar com conformidade. Um sistema genérico pode cobrir agenda e prontuário, mas pode deixar brechas nos requisitos do CFP sobre retenção de dados, auditoria e criptografia. Se conformidade com o conselho importa, vale priorizar sistemas com foco explícito nisso.
Qual é o maior erro ao escolher um sistema? Focar só no preço do plano básico sem verificar o que está incluído. Muitos sistemas têm agenda e prontuário no plano mais barato, mas cobram à parte por financeiro, relatórios e outras funcionalidades que fazem parte do dia a dia do consultório.
Vale a pena migrar de um sistema que já está funcionando? Depende do que está faltando. Se o sistema atual não tem trilha de auditoria, criptografia adequada ou conformidade com o CFP, a migração tem justificativa técnica e legal real, não só de conveniência. Se o problema é só preço, calcule o custo real da migração (tempo, dados, curva de aprendizado) antes de decidir.
Como testar um sistema antes de migrar os dados? Priorize sistemas com plano gratuito permanente ou trial sem cartão. Isso permite testar o fluxo real de atendimento (agenda, prontuário, financeiro) antes de qualquer compromisso financeiro ou migração de dados.
O Clinitra foi construído para psicólogos, fisioterapeutas e profissionais de saúde não-médicos, com conformidade nativa com o CFP e criptografia AES-256-GCM por campo em todos os planos. O plano gratuito é permanente para até 10 pacientes, e o trial do plano Solo dura 14 dias sem cartão. Teste em clinitra.com.br.