CLINITRAO prazo mínimo para guardar prontuários psicológicos é de 5 anos após o último atendimento para pacientes adultos, e 10 anos quando o paciente for menor de idade. Guardar menos tempo que isso é infração às normas do CFP. Guardar mais é permitido, desde que os dados continuem protegidos. O que não é permitido é simplesmente apagar tudo quando um paciente pede, mesmo que ele tenha esse direito pela LGPD.
Os prazos que o CFP estabelece
A Resolução 06/2019 do CFP define dois prazos para prontuário psicológico eletrônico:
5 anos para pacientes adultos, contados a partir do último atendimento registrado.
10 anos para pacientes menores de idade, também contados a partir do último atendimento.
Esses prazos existem porque o prontuário pode ser necessário em processos judiciais, fiscalizações do CRP ou continuidade de cuidado por outro profissional. Manter os registros é uma obrigação do psicólogo, não uma opção.
O que muita gente não sabe: esses prazos valem para o conteúdo clínico (notas de sessão, evolução, avaliações), não necessariamente para todos os dados pessoais do paciente. CPF, endereço, telefone e e-mail podem ser anonimizados antes do fim do prazo se o paciente pedir, mas as notas clínicas ficam.
O que conta como "último atendimento"
O prazo começa a contar da data da última sessão registrada, não da última comunicação com o paciente. Isso tem algumas implicações práticas:
Se um paciente ficou em pausa por 2 anos e voltou por mais 3 sessões, o prazo reinicia a partir dessas últimas sessões. O relógio zera a cada retorno ao atendimento.
Se o paciente simplesmente parou de aparecer sem encerramento formal, o último atendimento registrado é a referência. Por isso faz sentido registrar no prontuário quando um processo terapêutico foi encerrado, mesmo que informalmente.
Processos que nunca foram iniciados de fato (uma triagem, por exemplo) também geram prontuário e, portanto, também têm prazo de retenção.
O que fazer com os dados depois do prazo
Depois que o prazo de retenção termina, o psicólogo não é mais obrigado a guardar os dados, mas também não é obrigado a apagá-los imediatamente. A LGPD, porém, estabelece o princípio da necessidade: dados pessoais não devem ser guardados por mais tempo do que o necessário para a finalidade que justificou o tratamento.
Na prática, o recomendado é:
Para prontuário digital: excluir ou anonimizar os dados ao final do prazo de retenção. Sistemas com boa conformidade permitem anonimização, que remove os dados pessoais identificadores do paciente mas preserva o histórico clínico de forma desvinculada.
Para prontuário físico: destruição segura dos documentos, de forma que não possam ser recuperados. Trituração é o método mais comum.
Guardar dados além do prazo sem justificativa legal é um risco desnecessário do ponto de vista da LGPD.
E quando o paciente pede para excluir os dados?
Essa é a situação que mais gera dúvida. A LGPD garante ao paciente o direito de pedir a exclusão dos próprios dados (Art. 18). Mas esse direito não é absoluto: ele cede quando existe obrigação legal de retenção.
O prontuário psicológico tem obrigação legal de retenção (CFP Resolução 06/2019). Então, se um paciente pedir a exclusão antes do fim do prazo, você não pode simplesmente apagar as notas clínicas.
O que você pode fazer é a anonimização parcial: remover os dados pessoais identificadores do paciente (nome, CPF, telefone, endereço, e-mail) e manter os registros clínicos sem vínculo com a identidade da pessoa. Isso atende o espírito do pedido de exclusão sem violar a obrigação de retenção.
Esse processo precisa ser documentado no log de auditoria do sistema.
Prontuário físico e digital têm as mesmas regras?
Sim. A Resolução 06/2019 do CFP se aplica ao prontuário eletrônico especificamente, mas as obrigações de retenção valem para qualquer formato. Quem ainda usa prontuário físico (papel) precisa guardar pelo mesmo prazo.
A diferença está na segurança. Prontuário em papel não tem criptografia, log de acesso ou controle de quem visualizou. A resolução do CFP incentiva a migração para o formato eletrônico justamente pela rastreabilidade e segurança que os sistemas digitais oferecem.
Se você mantém prontuários físicos, eles precisam estar em local seguro, com acesso restrito, pelo período completo de retenção.
Uma nota sobre outras especialidades
Os prazos variam por conselho. Para fisioterapeutas, o COFFITO tem suas próprias resoluções sobre prontuário eletrônico com prazos diferentes. Nutricionistas seguem o CFN. Antes de definir sua política de retenção, verifique a resolução específica do seu conselho de classe.
Checklist: retenção de prontuários em dia
Prontuários de adultos guardados por no mínimo 5 anos após o último atendimento
Prontuários de menores guardados por no mínimo 10 anos após o último atendimento
Data do último atendimento registrada no sistema para cada paciente
Processo de encerramento de processo terapêutico documentado no prontuário
Dados pessoais identificadores podem ser anonimizados separadamente do conteúdo clínico
Prontuários físicos (se houver) em local seguro e com acesso restrito
Procedure definida para destruição segura após vencimento do prazo
Log de auditoria registrando acessos ao prontuário durante todo o período de retenção
Perguntas frequentes
Posso guardar os prontuários por mais tempo que o mínimo exigido? Sim. Não há proibição de guardar por mais tempo. O que a LGPD exige é que você tenha uma justificativa para isso e que os dados continuem protegidos. Guardar indefinidamente sem critério é um risco desnecessário.
O prazo conta a partir de quando o paciente parou de vir ou de quando formalizamos o encerramento? A partir da data do último atendimento registrado no prontuário. Por isso é importante registrar a última sessão mesmo que o paciente tenha simplesmente parado de aparecer.
Preciso avisar o paciente antes de excluir ou anonimizar os dados? Não há obrigação legal expressa de aviso prévio para exclusão após o fim do prazo de retenção. Mas documentar o processo internamente é uma boa prática.
Sistema em nuvem cumpre os requisitos de retenção do CFP? Depende do sistema. O que importa é se o sistema mantém os dados pelo prazo correto, registra log de acesso ao prontuário e permite anonimização que preserva o conteúdo clínico. A infraestrutura em nuvem por si só não garante conformidade com o CFP.
O Clinitra mantém os dados dos pacientes pelo prazo correto por padrão, registra log de auditoria de cada acesso ao prontuário com retenção de 5 anos, e permite anonimização que preserva os registros clínicos conforme exige o CFP. Tudo isso em todos os planos, incluindo o gratuito. Conheça o Clinitra em clinitra.com.br.